1. Qui est responsable de vos données
Optimus Med SAS (SIREN 107443335, RCS Annecy, siège au 12 Chemin de Chez Cambet, 74570 Fillière) est responsable du traitement de vos données personnelles pour le service OPTIMUS MED.
Cette politique s'applique aux visiteurs du site, aux personnes inscrites à la liste de lancement et aux médecins et aux étudiants qui utilisent l'application.
Pour toute question ou demande concernant vos données : rgpd@optimus-med.ai
Optimus Med n'a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO) à ce stade.
2. Les données que nous collectons
Selon votre usage du service, nous collectons les données suivantes.
| Catégorie | Données | Comment |
|---|---|---|
| Compte médecin | Nom, prénom, email, numéro RPPS et profession (renvoyée par l'Annuaire Santé), mot de passe (stocké haché, jamais en clair), langue, données de double authentification | Vous les saisissez |
| Compte étudiant | Nom, prénom, email, email universitaire (vérifié par un lien), justificatif de scolarité (fichier), mot de passe (stocké haché, jamais en clair), langue, données de double authentification. Pas de numéro RPPS | Vous les saisissez |
| Consentements | Date et version des documents acceptés, adresse IP et navigateur au moment de l'acceptation, choix sur les communications commerciales | À l'inscription |
| Abonnement et facturation | Pays, SIREN ou numéro de TVA, raison sociale, offre choisie, statut, dates d'échéance, crédits d'analyses. Les données de carte bancaire sont saisies directement chez Stripe : Optimus Med ne les reçoit jamais | Vous les saisissez, Stripe |
| Cas saisis pour analyse | Âge, sexe, poids, contexte féminin (grossesse, allaitement), allergies, antécédents, traitements en cours, examen clinique, hypothèse de départ, résultats de biologie, imagerie et autres examens, ECG. Aucun champ de nom ou de date de naissance. Vous confirmez que l’output ne sera utilisé ni pour poser un diagnostic ni une thérapie et sans donnée directement identifiante | Vous les saisissez |
| Dictée vocale | L'audio est transcrit sur nos propres serveurs et n'est pas conservé. Le texte obtenu remplit les champs du cas | Si vous dictez |
| Évaluation de l'analyse | Une note de 1 à 5 et un commentaire libre sur l'analyse | Vous les saisissez |
| Liste de lancement | Adresse email et langue du site | Vous les saisissez |
| Support | Adresse email et contenu de votre message | Vous les saisissez |
| Commentaires du blog | Contenu du commentaire et adresse IP, traitée par Cloudflare Turnstile pour limiter le spam | Vous les saisissez |
| Données techniques | Adresse IP, navigateur, date et nature des actions dans l'application (journal de sécurité et d'usage), cookies strictement nécessaires | Automatique |
3. Pourquoi nous utilisons vos données et combien de temps nous les gardons
Chaque usage repose sur une base légale précise et s'accompagne d'une durée de conservation.
| Finalité | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Créer et gérer votre compte, vérifier votre numéro RPPS (médecins) | Exécution du contrat | Pendant la durée du compte. Effacement définitif 30 jours après votre demande de suppression. Compte supprimé après 3 ans sans connexion |
| Vérifier votre statut d'étudiant (email universitaire et justificatif de scolarité) | Exécution du contrat | Justificatif de scolarité supprimé dès sa validation ou son refus par un administrateur. Email universitaire conservé avec le compte |
| Saisir un cas, produire l'analyse et la sauvegarder pour votre staff | Exécution du contrat | Jusqu'à la suppression du cas par vous, ou du compte |
| Publier un résultat dans la bibliothèque (démarche volontaire) | Votre consentement | Sans limite de durée : la publication est définitive et aucun lien n'est conservé avec vous |
| Mesurer et améliorer la qualité des réponses (notes et commentaires) | Intérêt légitime | Supprimés avec le cas |
| Abonnement, paiement et facturation | Exécution du contrat et obligation légale | 10 ans pour les pièces comptables |
| Liste de lancement | Votre consentement, confirmé par un second email | Jusqu'à 3 ans après votre dernier contact avec nous. Désinscription possible à tout moment |
| Newsletter et offres (si vous les acceptez) | Votre consentement | Jusqu'au retrait de votre consentement, ou 3 ans sans interaction |
| Support et contact | Exécution du contrat, ou intérêt légitime pour les autres demandes | 3 ans après le dernier échange |
| Sécurité du service et journal d'usage (connexions, actions, analyses) | Intérêt légitime | 12 mois au plus |
| Mesure d'audience sans cookie (Umami) | Intérêt légitime | 24 mois |
| Suivi des erreurs techniques (Sentry) | Intérêt légitime | 90 jours |
| Modération et anti-spam des commentaires du blog | Intérêt légitime | Tant que l'article est en ligne ; suppression sur simple demande à rgpd@optimus-med.ai |
4. Qui a accès à vos données
Les administrateurs d'Optimus Med accèdent aux comptes, aux justificatifs d'étudiant et aux cas pour assurer le service, le support et la mesure de qualité. Ces accès sont journalisés. Nous faisons aussi appel aux prestataires suivants.
| Prestataire | Rôle | Données concernées | Localisation |
|---|---|---|---|
| OVH SAS | Hébergement de l'application, du site et des sauvegardes | Toutes les données stockées | France |
| Anthropic | Analyse du cas par intelligence artificielle | Contenu du cas saisi. Pour la recherche de sources : diagnostic, âge, sexe et langue seulement | États-Unis |
| Stripe Payments Europe Ltd | Paiement des abonnements | Email, nom ou raison sociale, langue, numéro de TVA, moyen de paiement | Irlande (UE), avec transferts vers les États-Unis |
| Brevo | Emails de l'application et liste de lancement | Email, prénom, langue, contenu des messages de support | France (UE) |
| Sentry | Suivi des erreurs techniques | Erreurs nettoyées, identifiant utilisateur | Allemagne (UE) |
| Annuaire Santé (ANS) | Vérification du numéro RPPS | Numéro RPPS, nom, prénom | France |
| Slack | Notifications internes de l'équipe (inscription, justificatif étudiant, support, alertes) | Champs limités | États-Unis |
| Cloudflare (Turnstile) | Anti-spam des commentaires du blog | Adresse IP du visiteur | États-Unis |
| Infomaniak Network SA | Messagerie professionnelle (support, contact) | Vos emails et leur contenu | Suisse (décision d'adéquation de la Commission européenne) |
Anthropic conserve les contenus transmis au plus 30 jours, sauf exception légale ou de sécurité, et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles.
5. Transferts de données hors de l'Union européenne
Optimus Med héberge ses données en France. Certains prestataires traitent toutefois des données aux États-Unis : Anthropic pour l'analyse par intelligence artificielle, et, de façon plus limitée, Stripe, Slack, Cloudflare et Sentry.
Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Stripe, Slack, Cloudflare et Sentry sont en outre certifiés au Data Privacy Framework entre l'Union européenne et les États-Unis.
Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à rgpd@optimus-med.ai.
6. Comment nous protégeons vos données
Nous appliquons les mesures suivantes.
- Connexion chiffrée (HTTPS) entre votre navigateur et nos serveurs.
- Mots de passe stockés sous forme hachée, jamais en clair. Secret de la double authentification chiffré.
- Double authentification obligatoire pour les administrateurs et proposée aux médecins.
- Limitation du nombre de tentatives de connexion.
- Accès à la base de données de production réservé à une seule personne de l'équipe technique.
- Journal des actions importantes, dont celles des administrateurs.
- Sauvegarde quotidienne chez notre hébergeur, en France.
En cas de violation de données susceptible de présenter un risque pour vous, nous la notifions à la CNIL dans les 72 heures et, si le risque est élevé, nous vous en informons directement.
7. Analyse par intelligence artificielle et données cliniques
OPTIMUS MED analyse des cas cliniques fictifs ou clos, pour la formation et la préparation de staffs. Le résultat de l'analyse ne doit pas être utilisé à des fins diagnostiques ou thérapeutiques.
Le formulaire ne collecte que des données cliniques, listées à la section 2. Il ne comporte aucun champ de nom ni de date de naissance. En utilisant le service, vous vous engagez à ne saisir aucune donnée directement identifiante du patient : nom, date de naissance, numéro de sécurité sociale, adresse, téléphone, date ou lieu de prise en charge.
Un outil automatique signale certaines données identifiantes (par exemple numéro de sécurité sociale, email, téléphone, adresse, date) et vous demande de confirmer ou de corriger avant l'envoi. Il ne détecte pas tout, notamment le contenu des images comme les ECG : relisez vos saisies.
L'analyse est une aide pour votre réflexion et pour vos échanges en staff. Aucune décision n'est prise automatiquement : vous restez seul décideur de l'usage que vous faites de cette analyse.
8. Cookies et traceurs
Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire ni de suivi. Seuls des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service sont déposés, c'est pourquoi aucun bandeau de consentement n'est affiché.
- Application : session de connexion, protection contre les requêtes frauduleuses, adresse de retour, langue, appareil de confiance pour la double authentification (30 jours), code d'invitation (30 jours), état du menu latéral.
- Stockage local de votre navigateur : thème, contraste et dernière analyse en cours.
- Site : cookie de langue. Le formulaire de commentaires du blog utilise Cloudflare Turnstile contre le spam.
Notre mesure d'audience (Umami) fonctionne sans cookie, sur nos propres serveurs, avec des adresses nettoyées de tout identifiant de cas. Elle respecte le paramètre « Do Not Track » de votre navigateur.
9. Vos droits
Vous disposez des droits suivants sur vos données : accès, rectification, effacement, limitation, opposition (lorsque nous nous fondons sur notre intérêt légitime), portabilité, et retrait de votre consentement à tout moment, sans effet sur ce qui a eu lieu avant le retrait.
Pour les exercer, écrivez à rgpd@optimus-med.ai. Nous répondons dans un délai d'un mois. En cas de doute sur votre identité, nous pouvons vous demander un justificatif.
Vous pouvez supprimer votre compte vous-même depuis votre profil. Il est suspendu immédiatement, puis effacé définitivement 30 jours plus tard avec vos cas, vos évaluations et vos journaux d'usage. Votre export de données est fourni sur demande par email.
Certaines données peuvent subsister : les pièces comptables, conservées 10 ans, et les résultats publiés dans la bibliothèque, qui ne sont plus rattachés à vous.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07).
10. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique, notamment à l'ouverture de nouvelles fonctionnalités. En cas de changement important, nous vous en informons par email ou dans l'application.